Kỹ năng họp nhóm hiệu quả

Họp nhóm là một trong những hoạt động quan trọng để triển khai công việc tới các thành viên trong nhóm. Họp nhóm cũng có thể là lúc trao đổi đưa ra các giải pháp phương hướng cho một công việc cụ thể. Một buổi họp nhóm thành công cần phải đạt được 3 tiêu chí sau:

- Đạt được mục tiêu đề ra trước khi họp
- Buổi họp nhóm diễn ra trong khung thời gian đề ra
- Tất cả thành viên tham dự đều nắm được vấn đề đã thống nhất và hiểu mình phải làm gì sau khi kết thúc.

Sau đây là những việc cần làm để có một buổi họp nhóm thành công. Gồm có 3 giai đoạn

Giai đoạn 1: Trước khi họp
- Xác định mục tiêu cần đạt được khi kết thúc cuộc họp.
- Từ mục tiêu sẽ đưa ra chương trình và cách thức vận hành buổi họp nhóm
- Xác định ai là người chủ trì buổi họp nhóm
- Xác khung thời gian cuộc họp diễn ra
- Xác định đối tượng tham gia và những điều họ cần chuẩn bị trước khi tham dự buổi họp nhóm

Giai đoạn 2: Trong khi họp
- Nhắc lại mục tiêu, nội dung cuộc họp cho mọi người nắm lại một lần nữa.
- Cần ngắt kịp thời các ý tưởng, ý kiến ngoài lề và lạc để so với mục tiêu cuộc họp
- Cần nhắc nhở mọi người cùng hướng về mục tiêu chung của nhóm khi xảy ra bất đồng ý kiến khi tranh luận ( không nhất thiết phải xác định ai đúng ai sai )
- Người điều hành cần phải chốt lại những vấn đề mà nhóm đã bàn, những gì đã thống nhất.
- Phân công lại một lần nữa ai phụ trách công việc gì, thời gian hoàn thành công việc đó ra sao.
* Cần có thư ký để ghi biên bản diễn biến buổi họp những gì đã thống nhất, những gì đã bàn và để cập nhật thông tin cho những người vắng họp.

Giai đoạn 3: Sau khi họp
- Gửi email biên bản cuộc họp cho mọi người tham dự trong vòng 24h. Hỏi xem mọi người có bổ sung gì nữa không ? Nếu không thì biên bản sẽ có hiệu lực và sẽ bắt đầu thực hiện nhưng đã thống nhất.

Louis Vo ( Võ Duy Anh)